続・人事部長からの質問
人事担当者の方からのご質問に対して当社役員、HRコンサルタントが交代で答えさせていただきます。
是非、ご質問、ご感想をお寄せ下さい。 なお、このQ&Aにおける回答は各回答者の個人的見解であり、当社の公式見解を示すものではありません。
一見落ち着いており、コミュニケーションもスムーズだが電話の取次ぎ内容と、実際の状況が異なることが多い新入社員がいる。注意したからといって理解力が高まるとも思えないが、少しでも改善する取り組みとして何かないだろうか。
いまの学生は固定電話で見ず知らずの人と会話するという経験が少ないですから、会社に入ってからのビジネスの電話応対は非常に難しいようです。尊敬語や謙譲語の使い方などまったく未経験ですから、先輩から注意されても何が間違っているのかすらわからず電話恐怖症になってしまうといった新人もいるそうです。 しかし最初が肝心です。「新人は呼び出し3回までに必ず出ろ」と指示し回りの先輩は最初はあえて電話に出ないという荒療治も必要です。
また、電話応対メモを用意し先方の言った内容を書き留めさせかつこちらから反復するということを徹底させて下さい。白紙のメモ用紙ですと確認すべき事項を聞き洩らす可能性がありますので、その部署で取次に必要な項目を事前にリスト化した専用の取り次ぎ用メモ用紙を用意してはどうでしょう。
なお、電話の取り次ぎや応対自体が業務上重要な職場であれば、当社の新商品「LC＠Work」の導入も是非ご検討下さい。当社コンサルタントからご紹介させていただきます。
文責：奈良 学
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