続・人事部長からの質問

個人的な考えですが、意見が出なくても数字を並べて営業状況を発表する報告“会議”やトップが訓示を発し檄を飛ばす指示出し“会議”であれば、正確に報告できているか指示が徹底できれば、その“会議”としては最低限の目的を達しているのではないでしょうか。

結局は、御社では「会議」は何のために行うか？ということの再定義が必要でしょう。
本来「会議」とは、議題項目についての現状認識の統一を図り、次のステップに向け課題の遂行期限を設定し実行担当を確認することです。当然、会議参加者は議題内容に関して自分の意見の発言を求められ、実行担当者になった場合は遂行期限を示さなければなりません。

営業会議であれば、営業状況を踏まえ現状の営業現場での課題を緊急に対応すべきもの、推移をみていくもの、当面対応しないものに分け、緊急課題に対して誰がいつまでにどのように解決策を講じるか（講じたか）を確認すべき場です。ところが、今月の売上は○×で、目標の○％でした。次回は頑張ります、といった会議がほとんどでしょう。これでは、時間の無駄です。会議を「PDCA」サイクルの「CA」のフェーズ場面として有効に機能させましょう。

開催すべき会議の数を絞る。会議の終了予定時間をきちんと設定する。議事内容を事前に参加者に資料を配布し、かつ緊急性の高い項目については、当事者に発言（解決策と実行期限）の準備をさせる。ここからスタートしてはいかがでしょうか。

自分が当事者である自覚があれば議事内容に沿って自然と自分の考えが発言となって出てくるはずです。

文責：奈良　学